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Retour au sommaire Séance 2 - Excel: Fonction de bases - suite
Commençons par une petite introduction sur Excel.
Pour ce premier cours, nous avons plusieurs objectifs :
Pour ce cours, nous allons utiliser Excel. Il est donc nécessaire d’avoir un ordinateur avec Excel installé. Si vous n’avez pas Excel, vous pouvez utiliser Excel Online qui est gratuit.
Si vous êtes étudiant, vous pouvez également bénéficier de la suite Office gratuitement. Pour cela, il vous suffit de vous rendre sur le site https://www.office.com/ et de vous connecter avec votre adresse mail universitaire.
Avant de commencer, nous allons faire un petit rappel sur les notions de base d’Excel.
Un tableur est un logiciel qui permet de manipuler des données sous forme de tableaux. Il permet de créer des feuilles de calculs, des graphiques, des tableaux croisés dynamiques, des bases de données, des présentations, etc.
Une feuille de calcul est un tableau composé de lignes et de colonnes. Chaque cellule est identifiée par une lettre de colonne et un numéro de ligne. Par exemple, la cellule A1 est la cellule de la première ligne et de la première colonne.
Une formule est une expression qui renvoie une valeur. Elle commence par un signe égal (=) et peut contenir des références, des fonctions, des opérateurs, des constantes et des noms.
Dans Excel, il existe deux types de formules :
Les formules de calcul permettent de faire des calculs sur des nombres. Elles sont composées d’opérateurs, de références, de fonctions et de constantes.
Par exemple, la formule =A1+B1 renvoie la somme des cellules A1 et B1.
Les formules de texte permettent de manipuler du texte. Elles sont composées d’opérateurs, de références, de fonctions et de constantes.
Par exemple, la formule =CONCATENER(A1;B1) renvoie la concaténation des cellules A1 et B1.
La barre de formule est la barre située en haut de la feuille de calcul. Elle permet d’afficher la formule de la cellule sélectionnée. Elle permet également de saisir une formule.
Une référence est une adresse de cellule ou de plage de cellules. Elle peut être absolue, relative ou mixte. Le signe de dollar ($) est utilisé pour indiquer si une référence est absolue ou relative.
Une référence absolue est une référence qui ne change pas lorsqu’elle est copiée ou déplacée. Elle est composée d’une lettre de colonne et d’un numéro de ligne précédés d’un signe de dollar ($).
Par exemple, la référence absolue $A$1 renvoie la valeur de la cellule A1. Si on copie cette référence dans une autre cellule, elle renverra toujours la valeur de la cellule A1. De même si on “étire” la référence vers le bas ou vers la droite.
Une référence relative est une référence qui change lorsqu’elle est copiée ou déplacée. Elle est composée d’une lettre de colonne et d’un numéro de ligne. Dans ce cas là, ni la ligne ni la colonne n’est fixée.
Par exemple, la référence relative A1 renvoie la valeur de la cellule A1.
Une référence mixte est une référence où l’un des deux éléments (la lettre de colonne ou le numéro de ligne) est fixé et l’autre est relatif. Elle est composée d’une lettre de colonne et d’un numéro de ligne précédés d’un signe de dollar ($).
Par exemple, la référence mixte $A1 renvoie la valeur de la cellule A1. La colonne A est fixée mais pas la ligne. Cela veut dire que si on “étire” la référence vers le bas, la colonne restera fixée mais la ligne changera. Mais si on “étire” la référence vers la droite, ni la colonne ni la ligne ne changeront.
Une liaison est une référence qui permet de faire référence à une plage de cellules d’une autre feuille de calcul. Elle est composée du nom de la feuille de calcul, d’un point et d’une référence.
C’est la référence définie précédemment, par exemple =A1.
Il faut cette fois-ci préciser le nom de la feuille de calcul.
La syntaxe est la suivante : =NomFeuille!CL où NomFeuille est le nom de la feuille de calcul et CL est la référence de la cellule.
Par exemple, la liaison =Feuille1!A1 renvoie la valeur de la cellule A1 de la feuille de calcul Feuille1.
Il faut cette fois-ci préciser le nom du classeur et le nom de la feuille de calcul.
La syntaxe est la suivante : =NomClasseur!NomFeuille!CL où NomClasseur est le nom du classeur, NomFeuille est le nom de la feuille de calcul et CL est la référence de la cellule.
Par exemple, la liaison =Classeur1!Feuille1!A1 renvoie la valeur de la cellule A1 de la feuille de calcul Feuille1 du classeur Classeur1.
Les messages d’erreurs sont des messages qui apparaissent dans une cellule lorsque la formule est incorrecte. Ils sont composés d’un code d’erreur et d’un message d’erreur.
Les principaux codes d’erreur sont résumés dans le tableau suivant :
| Code d’erreur | Message d’erreur |
|---|---|
| #DIV/0! | Division par zéro |
| #N/A | Valeur non disponible |
| #NAME? | Nom de fonction incorrect |
| #NULL! | Valeur nulle |
| #NUM! | Valeur numérique incorrecte |
| #REF! | Référence incorrecte |
| #VALUE! | Valeur incorrecte |
La mise en forme conditionnelle est une fonctionnalité d’Excel qui vous permet de modifier l’apparence des cellules en fonction de certaines conditions. C’est un outil puissant pour l’analyse de données, car il permet de mettre en évidence visuellement des informations importantes, des tendances ou des anomalies dans vos données.
Pour appliquer une mise en forme conditionnelle, suivez les étapes suivantes :
Sélectionnez la plage de cellules à laquelle vous souhaitez appliquer la mise en forme conditionnelle.
Dans le menu supérieur, cliquez sur "Mise en forme conditionnelle" dans l'onglet "Accueil".
Choisissez le type de mise en forme conditionnelle que vous souhaitez appliquer. Excel propose plusieurs options, comme les jeux d'icônes, les barres de données, les échelles de couleurs, et plus encore.
Définissez les conditions pour votre mise en forme. Par exemple, vous pouvez mettre en évidence les cellules qui contiennent une valeur supérieure à une certaine quantité.
Lorsque vous définissez une mise en forme conditionnelle, vous pouvez personnaliser l’apparence des cellules qui répondent à la condition. Vous pouvez changer la couleur de fond de la cellule, le style de police, la couleur de police, et plus encore. Cela vous permet de rendre vos feuilles de calcul plus lisibles et attrayantes visuellement.
Excel vous permet de définir plusieurs règles de mise en forme conditionnelle pour une même plage de cellules. Si plusieurs règles s’appliquent à une même cellule, Excel applique la règle qui est en haut de la liste. Vous pouvez changer l’ordre des règles en utilisant les boutons “Monter” et “Descendre” dans le gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle.
Supposons que vous ayez une feuille de calcul avec les ventes de différents produits. Vous pourriez utiliser la mise en forme conditionnelle pour :
Mettre en évidence les produits qui ont des ventes supérieures à une certaine quantité. Par exemple, vous pourriez mettre en évidence en vert les produits qui ont des ventes supérieures à 100.
Utiliser des barres de données pour visualiser les ventes de chaque produit. Les barres de données vous permettent de voir rapidement quels produits ont les ventes les plus élevées et les plus basses.
Utiliser une échelle de couleurs pour montrer les variations de ventes. Par exemple, vous pourriez utiliser une échelle de couleurs du rouge au vert, où le rouge représente les ventes les plus basses et le vert les ventes les plus élevées.
Maintenant que nous avons repris certaines notions de base d’Excel, nous allons attaquer les fonctions.
Une fonction peut être vu comme une boîte noire. On lui donne des arguments et elle nous renvoie une valeur. Si l’on devait faire une analogie avec la vie réelle, on pourrait dire que la fonction est un robot. On lui donne des instructions et il nous renvoie un résultat.
Dans notre cas, une fonction est une expression qui renvoie une valeur.
Elle est composée d’un nom de fonction (le nom du robot qui va effectuer les instructions dans notre analogie), d’un ou plusieurs arguments (les instructions) et d’un signe de parenthèse ouvrante et fermante.
La syntaxe d’une fonction est la suivante :
=NomFonction(Argument1;Argument2;…) où NomFonction est le nom de la fonction, Argument1, Argument2, … sont les arguments de la fonction.
Pour essayer de mieux comprendre le fonctionnement des fonctions, nous allons voir quelques fonctions de base.
La fonction SOMME permet de calculer la somme des valeurs d’une plage de cellules.
La syntaxe est la suivante : =SOMME(CL) où CL est la référence de la plage de cellules.
En reprenant l’analogie avec la vie réelle, on pourrait dire que la fonction SOMME est un robot qui va additionner les valeurs des cellules. On lui donne les cellules à additionner et il nous renvoie la somme.
Par exemple, la formule =SOMME(A1:A5) renvoie la somme des valeurs des cellules A1 à A5.
La fonction MOYENNE permet de calculer la moyenne des valeurs d’une plage de cellules.
La syntaxe est la suivante : =MOYENNE(CL) où CL est la référence de la plage de cellules.
Par exemple, la formule =MOYENNE(A1:A5) renvoie la moyenne des valeurs des cellules A1 à A5.
La fonction MIN permet de renvoyer la valeur minimale d’une plage de cellules.
La syntaxe est la suivante : =MIN(CL) où CL est la référence de la plage de cellules.
Par exemple, la formule =MIN(A1:A5) renvoie la valeur minimale des valeurs des cellules A1 à A5.
Si l’on devait reprendre l’analogie avec notre robot, on pourrait dire que les instructions conditionnelles (ou plus simplement condition) sont des instructions qui permettent de dire au robot de faire quelque chose seulement si une condition est vraie. Par exemple, on pourrait lui dire d’avancer seulement si la porte est ouverte.
En excel (et dans la grande majorité des langages de programmation), une condition est une expression qui permet de vérifier si une condition est vraie ou fausse. Elle est composée d’une expression logique et d’un opérateur de comparaison.
Une expression logique est une expression qui renvoie une valeur booléenne (vrai ou faux). Elle est composée d’un ou plusieurs opérateurs logiques et d’un ou plusieurs opérandes.
Les opérateurs de comparaison sont des opérateurs qui permettent de comparer deux valeurs. Ils sont composés d’un opérateur de comparaison et de deux valeurs.
Les principaux opérateurs de comparaison sont résumés dans le tableau suivant :
| Opérateur de comparaison | Description |
|---|---|
| = | Égal à |
| <> | Différent de |
| > | Supérieur à |
| < | Inférieur à |
| >= | Supérieur ou égal à |
| <= | Inférieur ou égal à |
Les deux principales instructions conditionnelles sont la fonction SI et la fonction NB.SI. Il faut cependant noter qu’il en existe d’autres mais la syntaxe est similaire et elles ne sont généralement que des variantes de ces deux fonctions.
La fonction SI permet de renvoyer une valeur si une condition est vraie et une autre valeur si elle est fausse.
La syntaxe est la suivante : =SI(Condition;ValeurSiVrai;ValeurSiFaux) où Condition est l’expression logique, ValeurSiVrai est la valeur renvoyée si la condition est vraie et ValeurSiFaux est la valeur renvoyée si la condition est fausse.
Par exemple, la formule =SI(A1>10;A1;0) renvoie la valeur de la cellule A1 si elle est supérieure à 10 et renvoie 0 sinon.
La fonction NB.SI permet de compter le nombre de cellules qui vérifient une condition.
La syntaxe est la suivante : =NB.SI(CL;Condition) où CL est la référence de la plage de cellules et Condition est l’expression logique.
Par exemple, considérons le tableau de ventes suivant, représentant de façon schématique un tableur:
| / | A | B |
|---|---|---|
| 1 | Produit | Quantité |
| 2 | A | 10 |
| 3 | B | 5 |
| 4 | C | 15 |
| 5 | D | 20 |
La formule =NB.SI(B2:B5;”>10”) renvoie 2 car il y a 2 cellules qui vérifient la condition >10 (les cellules B4 et B5).
Autre exemple, la formule =NB.SI(B2:B5;”<=15”) renvoie 3 car il y a 3 cellules qui vérifient la condition <=15 (les cellules B2, B3 et B4).
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